Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Protocolaris (protocolaris.com) es el responsable del tratamiento de los datos personales que se ingresan en la plataforma. Actuamos como encargado de tratamiento respecto de los datos de los otorgantes y contenido de las escrituras — tú, como notario, sos el responsable final de esa información.

2. Datos que recolectamos

2.1 Datos de la cuenta (vos, el notario)

• Nombre completo, correo electrónico, contraseña (hash)
• Número de registro notarial, número de abogado, jurisdicción
• Datos de facturación (procesados a través de Stripe — no guardamos el número de tarjeta)
• Dirección IP, dispositivo, navegador (para seguridad y auditoría)
• Código 2FA (TOTP) si activas autenticación en dos pasos

2.2 Certificado digital

Si cargas tu certificado digital (.p12) para firma electrónica, el archivo se cifra con AES-256-GCM mediante envelope encryption con una clave única por usuario. El PIN del certificado nunca se almacena: se solicita en cada firma y solo vive en memoria el tiempo necesario para ejecutar la operación.

2.3 Datos de escrituras y otorgantes

Al crear escrituras ingresas datos personales de terceros (otorgantes):

• Nombres, apellidos, edad, profesión, domicilio
• Número de DUI, pasaporte, tarjeta de residente
• NIT (cuando aplica para reportes a Hacienda)
• Contenido de las escrituras (incluyendo montos, inmuebles, condiciones)

Estos datos son tu responsabilidad como notario. Protocolaris los procesa únicamente para permitirte gestionarlos en la plataforma.

2.4 Datos de uso

Registramos logs de auditoría de acciones sensibles: intentos de inicio de sesión, firmas electrónicas, cargas de certificado, cambios de contraseña, actividad de sesiones. Estos logs se usan exclusivamente para seguridad y diagnóstico técnico.

3. Cómo usamos tu información

• Operación del servicio: autenticación, guardado de escrituras, generación de PDFs, firma electrónica.
• Facturación: procesar pagos y emitir recibos vinculando tu cuenta con Stripe.
• Soporte: responder a tus consultas y resolver incidentes.
• Comunicaciones transaccionales: confirmación de cuenta, alertas de seguridad, avisos de facturación (no enviamos marketing sin consentimiento explícito).
• Cumplimiento legal: atender requerimientos judiciales, reportes ante autoridades competentes cuando sean exigibles por ley.
• Mejora del producto: análisis agregado de uso (nunca contenido de escrituras) para priorizar nuevas funcionalidades.

4. Terceros con los que compartimos datos

Solo compartimos datos con proveedores que son indispensables para operar el Servicio. Todos están sujetos a acuerdos de confidencialidad:

• Stripe (procesamiento de pagos). No tenemos acceso a los datos completos de tu tarjeta. Más info: stripe.com/privacy.
• Cloudflare R2 (almacenamiento de PDFs firmados). Los archivos están encriptados en reposo.
• Servicio de correo electrónico para enviar emails transaccionales.
• Proveedor de infraestructura (Vercel, Railway) para hosting.

No vendemos ni alquilamos tus datos a terceros bajo ninguna circunstancia. No usamos tu contenido notarial para entrenar modelos de IA ni para ningún propósito distinto de brindarte el Servicio.

5. Seguridad

Implementamos controles técnicos y organizativos apropiados:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS 1.3) para todas las comunicaciones;
• Cifrado en reposo de certificados digitales con AES-256-GCM;
• Contraseñas hasheadas con algoritmos modernos (scrypt);
• Protección contra fuerza bruta con bloqueo temporal por intentos fallidos;
• Autenticación en dos pasos (TOTP) opcional para firmas;
• Logs de auditoría en modo append-only de acciones sensibles;
• Aislamiento de datos por usuario (cada notario solo ve sus escrituras).

Ningún sistema es invulnerable. Si sospechas que tu cuenta fue comprometida, cambia tu contraseña inmediatamente y contáctanos.

6. Retención de datos

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa. Al eliminar tu cuenta:

• Escrituras y datos de otorgantes: eliminados dentro de 30 días;
• Certificado digital: eliminado inmediatamente;
• Historial de facturación: conservado por 5 años por obligación fiscal;
• Logs de auditoría de seguridad: conservados por 12 meses.

7. Tus derechos

Tenés los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Acceso: consultar qué datos tenemos sobre vos y tus escrituras;
• Rectificación: corregir datos inexactos desde tu configuración;
• Eliminación (derecho al olvido): solicitar la eliminación de tu cuenta y datos asociados;
• Portabilidad: exportar tus escrituras y datos en formato estándar (PDF, JSON);
• Oposición: oponerte al procesamiento para fines no esenciales del servicio;
• Limitación: solicitar que suspendamos temporalmente el tratamiento de tus datos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escribinos a privacidad@protocolaris.com. Respondemos en un plazo máximo de 30 días.

8. Cookies

Usamos cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la aplicación: sesiones de autenticación y preferencias de interfaz (tema claro/oscuro, idioma). No usamos cookies de rastreo ni publicidad de terceros.

9. Menores de edad

El Servicio está dirigido exclusivamente a notarios mayores de edad autorizados por la autoridad competente. No recolectamos intencionalmente datos de menores.

10. Transferencias internacionales

Nuestra infraestructura puede estar alojada en servidores fuera de tu país de residencia. Nos aseguramos de que todos los proveedores cumplan con estándares de protección de datos equivalentes o superiores a las legislaciones locales.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando agreguemos nuevas funcionalidades o para reflejar cambios legales. Los cambios sustantivos se notificarán por correo con 30 días de antelación.

12. Contacto

Preguntas sobre privacidad o para ejercer tus derechos:
Email: privacidad@protocolaris.com
Soporte general: soporte@protocolaris.com