Política de privacidad

1. Responsable y encargado del tratamiento

Protocolaris (protocolaris.com) es un servicio operado por InDevLabs, LLC, una sociedad de responsabilidad limitada constituida en el Estado de Delaware, Estados Unidos. Los roles sobre los datos dependen de qué dato se trate:

• Datos de tu cuenta (tu nombre, correo, registro notarial, facturación): Protocolaris (protocolaris.com) es el responsable del tratamiento.
• Contenido de las escrituras y datos de los otorgantes: tú, como notario, eres el responsable del tratamiento. Protocolaris actúa únicamente como encargado, procesando esa información por tu cuenta y bajo tus instrucciones, con el solo fin de brindarte la plataforma.

2. Datos que recolectamos

2.1 Datos de la cuenta (tú, el notario)

• Nombre completo, correo electrónico, contraseña (hash)
• Número de registro notarial, número de abogado, jurisdicción
• Datos de facturación (procesados a través de Stripe — no guardamos el número de tarjeta)
• Dirección IP, dispositivo, navegador (para seguridad y auditoría)
• Código 2FA (TOTP) si activas autenticación en dos pasos

2.2 Certificado digital

Si cargas tu certificado digital (.p12) para firma electrónica, el archivo se cifra con AES-256-GCM mediante envelope encryption con una clave única por usuario. El PIN del certificado nunca se almacena: se solicita en cada firma y solo vive en memoria el tiempo necesario para ejecutar la operación.

2.3 Datos de escrituras y otorgantes

Al crear escrituras ingresas datos personales de terceros (otorgantes):

• Nombres, apellidos, edad, profesión, domicilio
• Número de DUI, pasaporte, tarjeta de residente
• NIT (cuando aplica para reportes a Hacienda)
• Contenido de las escrituras (incluyendo montos, inmuebles, condiciones)

Estos datos son tu responsabilidad como notario. Protocolaris los procesa únicamente para permitirte gestionarlos en la plataforma.

2.4 Datos de uso

Registramos logs de auditoría de acciones sensibles: intentos de inicio de sesión, firmas electrónicas, cargas de certificado, cambios de contraseña, actividad de sesiones. Estos logs se usan exclusivamente para seguridad y diagnóstico técnico.

3. Cómo usamos tu información

• Operación del servicio: autenticación, guardado de escrituras, generación de PDFs, firma electrónica.
• Facturación: procesar pagos y emitir recibos vinculando tu cuenta con Stripe.
• Soporte: responder a tus consultas y resolver incidentes.
• Comunicaciones transaccionales: confirmación de cuenta, alertas de seguridad, avisos de facturación (no enviamos marketing sin consentimiento explícito).
• Cumplimiento legal: atender requerimientos judiciales, reportes ante autoridades competentes cuando sean exigibles por ley.
• Mejora del producto: análisis agregado de uso (nunca contenido de escrituras) para priorizar nuevas funcionalidades.

4. Terceros con los que compartimos datos

Solo compartimos datos con proveedores que son indispensables para operar el Servicio. Todos están sujetos a acuerdos de confidencialidad:

• Stripe (procesamiento de pagos). No tenemos acceso a los datos completos de tu tarjeta. Más info: stripe.com/privacy.
• Cloudflare (almacenamiento de PDFs firmados en R2, y servicios de red y DNS del dominio). Los archivos están encriptados en reposo.
• Google (Gmail / Workspace), para el envío de los correos transaccionales del servicio (confirmaciones, alertas de seguridad, avisos de facturación).
• Anthropic (EE.UU.), proveedor de inteligencia artificial que impulsa las funciones de extracción de documentos y revisión de borradores. Cuando usas esas funciones, le transmitimos las imágenes o documentos que cargas y el texto del borrador de la escritura, únicamente para generar el resultado que ves. No recibe tu correo ni tu nombre, y no usa este contenido para entrenar sus modelos. Las funciones de IA solo se ejecutan cuando tú las activas. Más info: anthropic.com/legal/privacy.
• Proveedor de infraestructura (Railway) para hosting de la aplicación y la base de datos.
• PostHog (analítica de uso del producto). Recibe qué pantallas se visitan y qué acciones se completan, asociadas a un identificador interno de cuenta. No recibe el contenido de tus escrituras, ni datos de tus otorgantes, ni tu correo o nombre. Lo usamos para saber en qué se traba el producto.

No vendemos ni alquilamos tus datos a terceros bajo ninguna circunstancia. Fuera de los proveedores indispensables enumerados arriba, no compartimos tu contenido notarial, ni lo usamos para entrenar modelos de IA, ni para ningún propósito distinto de brindarte el Servicio.

5. Seguridad

Implementamos controles técnicos y organizativos apropiados:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS 1.3) para todas las comunicaciones;
• Cifrado en reposo de certificados digitales con AES-256-GCM;
• Contraseñas hasheadas con algoritmos modernos (scrypt);
• Protección contra fuerza bruta con bloqueo temporal por intentos fallidos;
• Autenticación en dos pasos (TOTP) opcional para firmas;
• Logs de auditoría en modo append-only de acciones sensibles;
• Aislamiento de datos por usuario (cada notario solo ve sus escrituras).

Ningún sistema es invulnerable. Si sospechas que tu cuenta fue comprometida, cambia tu contraseña inmediatamente y contáctanos.

6. Retención de datos

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa. Al eliminar tu cuenta:

• Escrituras y datos de otorgantes: eliminados dentro de 30 días;
• Certificado digital: eliminado inmediatamente;
• Historial de facturación: conservado por 5 años por obligación fiscal;
• Logs de auditoría de seguridad: conservados por 12 meses.

7. Tus derechos

Tienes los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Acceso: consultar qué datos tenemos sobre ti y tus escrituras;
• Rectificación: corregir datos inexactos desde tu configuración;
• Eliminación (derecho al olvido): solicitar la eliminación de tu cuenta y datos asociados;
• Portabilidad: exportar tus escrituras y datos en formato estándar (PDF, JSON). No hace falta pedírnoslo ni esperar: lo descargas desde Configuración → Cuenta → Exportar mis datos, y los documentos de cada libro (borrador, legajo de anexos e índice), desde Libros de Protocolo;
• Oposición: oponerte al procesamiento para fines no esenciales del servicio;
• Limitación: solicitar que suspendamos temporalmente el tratamiento de tus datos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a privacidad@protocolaris.com. Respondemos en un plazo máximo de 30 días.

8. Cookies

Usamos cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la aplicación: sesiones de autenticación y preferencias de interfaz (tema claro/oscuro, idioma). No usamos cookies de rastreo ni publicidad de terceros. La analítica de uso (PostHog, ver sección 5) tampoco escribe cookies: no guarda nada en tu navegador entre pestañas, no captura la pantalla ni graba tu sesión.

9. Menores de edad

El Servicio está dirigido exclusivamente a notarios mayores de edad autorizados por la autoridad competente. No recolectamos intencionalmente datos de menores.

10. Transferencias internacionales

Nuestra infraestructura puede estar alojada en servidores fuera de tu país de residencia. Nos aseguramos de que todos los proveedores cumplan con estándares de protección de datos equivalentes o superiores a las legislaciones locales.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando agreguemos nuevas funcionalidades o para reflejar cambios legales. Los cambios sustantivos se notificarán por correo con 30 días de antelación.

12. Contacto

Preguntas sobre privacidad o para ejercer tus derechos:
Email: privacidad@protocolaris.com
Soporte general: soporte@protocolaris.com